Rådgivning og professionelle tjenester
Fra fragmenteret faktureringspuslespil til ét bogholderiklart grundlag
Dansk rådgivningsvirksomhed
Format: 2-dages hackathon
Kort fortalt
- Faktureringsgrundlag samles automatisk fra mails, drev, CVR, Google Maps og timer
- 85 procent reduktion i tid brugt på fakturering per måned
- Ingen kundebesøg eller kilometerregistreringer glemmes længere
- Bogholderiklart grundlag direkte ind i regnskabssystemet
På et 2-dages hackathon byggede teamet en automatiseret faktureringsgang der trækker data fra alle fem kilder. Outlook for aftalemails, fælles drev for kontrakter, virk.dk og proff.dk for CVR-data, Google Maps for kilometerafstand mellem konsulent og kunde, og det interne timeregistreringssystem. Arbejdsgangen samler alt per kunde og periode, kører validering mod aftalegrundlaget, og leverer et bogholderiklart fakturagrundlag i præcis det format virksomhedens regnskabssystem forventer. Faktureringstiden er reduceret med 85 procent, ingen besøg glemmes, og bogholderiet får et datasæt de kan stole på.
Resultater i tal
Udfordringen
En dansk rådgivningsvirksomhed med cirka 40 konsulenter havde et velkendt problem. Faktureringen tog timevis per kunde fordi grundlaget lå spredt over fem systemer. Aftalevilkår lå i mails, kontrakter på fælles drev, kundedata i CVR-registre, kørselsregnskab i Excel-ark og afstande blev manuelt slået op i Google Maps eller Rome2Rio. Det betød ikke kun spild af tid, det betød underfakturering. Konsulenter glemte at registrere besøg, blandede kilometersatser sammen, og bogholderiet brugte ekstra dage hver måned på at samle puslespillet. Den dårligste effekt: nogle fakturaer blev aldrig sendt.
Løsningen
På et 2-dages hackathon byggede teamet en automatiseret faktureringsgang der trækker data fra alle fem kilder. Outlook for aftalemails, fælles drev for kontrakter, virk.dk og proff.dk for CVR-data, Google Maps for kilometerafstand mellem konsulent og kunde, og det interne timeregistreringssystem. Arbejdsgangen samler alt per kunde og periode, kører validering mod aftalegrundlaget, og leverer et bogholderiklart fakturagrundlag i præcis det format virksomhedens regnskabssystem forventer. Faktureringstiden er reduceret med 85 procent, ingen besøg glemmes, og bogholderiet får et datasæt de kan stole på.
Sådan byggede vi det
- 1
Kortlægning af datakilder
Vi gik gennem hver konsulents månedsafslutning og kortlagde præcist hvor data lå, hvilke felter der manglede, og hvad der blev manuelt udfyldt på må og få.
- 2
Integrationer per kilde
n8n-arbejdsgange mod Microsoft 365 (mails og drev), virk.dk og proff.dk, Google Maps og det interne timeregistreringssystem. Hver kilde er versioneret så ændringer ikke vælter kæden.
- 3
Konsolidering per kunde
Claude læser kontrakter og aftalemails og udleder per kunde: timesats, kilometersats, faktureringsfrekvens og særlige aftaler. Alt journalføres som strukturerede data, så det kan genbruges.
- 4
Validering og afvigelseshåndtering
Arbejdsgangen sammenholder registrerede besøg med kontraktvilkår og flagger afvigelser, eksempelvis besøg uden aftalegrundlag, til konsulenten inden fakturaudsendelse.
- 5
Levering til bogholderi
Eksporteres i regnskabssystemets ønskede format (CSV med specifikke kolonner) klar til import med ét klik. Bogholderiet validerede formatet inden idriftsættelse.
Det vi tog med os
- →Det største afkast lå i at fange glemte fakturaer, ikke i at spare tid. Automatiseringen afslørede en betydelig underfakturering.
- →Konsulenter accepterer kun et nyt system hvis det fjerner arbejde, ikke tilføjer det. Vi byggede kun til frigørelse, aldrig til indberetning.
- →Validering er guld værd. Automatiske afvigelsesflag bruges nu også som datagrundlag for at justere kundeaftaler.
- →Bogholderiet er den vigtigste interessent at involvere fra dag ét. De ved præcis hvilket format der virker.
“Vi fakturerede sandsynligvis ikke alt hvad vi skulle. Nu er processen så enkel at vores konsulenter rent faktisk gør det, og bogholderiet har aldrig haft det lettere.”