Sådan faciliterer I et AI hackathon: guide til ledere og HR

At facilitere et AI hackathon betyder at styre forløbet, så tværfaglige teams går fra en skarp udfordring til en fungerende prototype og videre til en beslutning om drift. Det kræver to til tre ugers forberedelse, en facilitator der styrer tid og energi undervejs, og en opfølgningsplan, der ligger klar, før hackathonet begynder.

Innovation Lab har arbejdet med innovationsprocesser siden 2001 og har faciliteret 120+ hackathons. Denne guide samler det, vi har lært om, hvad der får prototyper til at overleve præsentationsdagen.

Hvad er en facilitators rolle i et AI hackathon?

Mange tror, at en facilitator er en teknisk underviser, der viser medarbejderne, hvordan man bruger ChatGPT. Den misforståelse giver skuffende resultater.

En hackathon-facilitator er ikke ekspert i løsningerne. Facilitatoren er ekspert i processen: hvornår man skubber, og hvornår man holder igen. Hvornår man udfordrer, og hvornår man giver plads. Rollen kræver erfaring med grupper under tidspres og et blik for, hvornår et team er på vej mod noget godt, og hvornår det er ved at gå forkert.

Hvordan formulerer I udfordringen?

Den vigtigste forberedelse er formuleringen af den forretningsudfordring, teams skal løse.

Svag: "Brug AI til at forbedre vores kundeoplevelse."

Stærk: "Nedbring tiden fra en kunde skriver om ordrestatus, til kunden får første svar, fra fire timer til under 30 minutter, uden at ansætte flere."

Den stærke version har et udgangspunkt, et mål, der kan måles, og et klart datagrundlag. Teams med en vag udfordring bruger en stor del af tiden på at definere problemet i stedet for at løse det.

Vi afgrænser altid udfordringen sammen med ledelsen og de forretningsejere, der skal eje den, inden hackathonet. Det er den forberedelse, der giver mest igen, og den, der oftest bliver sprunget over. Hele fremgangsmåden står i artiklen om at vælge den rigtige udfordring til et AI hackathon.

Tjekliste til udfordringen

• Kan problemet måles i antal, tid, omkostning eller fejlrate?
• Har teams adgang til relevante data under hackathonet?
• Er problemet afgrænset nok til at blive løst inden for hackathonets længde?
• Er forretningsejeren til stede og klar til at svare på spørgsmål?
• Kan succes vises i en demonstration på fem minutter?

Det sidste spørgsmål er afgørende. Kan succes ikke vises på fem minutter, er udfordringen for abstrakt.

Hvad skal være på plads to uger før?

Deltagere og hold. Bland afdelinger bevidst. Et hold med en teknisk nysgerrig person, en med forretningsforståelse og en fra den berørte afdeling klarer sig bedre end hold, hvor alle har samme baggrund. Forskellige perspektiver betyder mere end ens teknisk niveau. Se alle roller og tommelfingerregler i artiklen om roller og hold i et AI hackathon.

Teknisk opsætning. Sørg for, at alle har adgang til værktøjerne, fx ChatGPT, Claude og n8n, før de møder op. Opsætning på selve dagen spilder tid og dræner energien. IT skal også have godkendt, hvilke data der må bruges. Brug regelarket og tjeklisten i artiklen om AI-regler og datasikkerhed.

Orientering til deltagerne. Send en kort beskrivelse af udfordringerne, de tilgængelige data og de anbefalede værktøjer. Ikke for at bestemme løsningerne, men så deltagerne kan tænke over problemet på forhånd.

Ledelsen. Sørg for, at en leder med mandat til at beslutte opfølgningen er til stede ved præsentationen. Hackathons uden ledelse i publikum fører sjældent til løsninger i drift.

Er det første gang, mange af deltagerne bruger AI-værktøjer, kan et kursus før hackathonet hæve niveauet. Vores søstervirksomhed Fremtidslaboratoriet holder 1-dags AI kurser.

Hvordan starter I hackathonet?

De første to timer sætter tonen.

Velkomst (45 minutter). Hvorfor er vi her? Hvad er tilladt? Fejl er velkomne, for det er et forsøg. Hvad sker der med de bedste idéer bagefter? Brug tid på at skabe psykologisk tryghed. Teams, der er bange for at fejle, laver forsigtige løsninger.

Udfordringerne præsenteres (30 minutter). Forretningsejerne fremlægger udfordringerne, og holdene stiller spørgsmål. Lad ikke ledelsen antyde foretrukne løsninger. Lad teams finde idéerne selv.

Holdene sættes (15 minutter). Undgå frivillig gruppering. Facilitatoren sætter holdene, så de bliver tværfaglige, og meldingen kommer fra facilitatoren, ikke fra ledelsen.

Introduktion til værktøjerne (30 minutter). En kort, praktisk gennemgang af AI-værktøjerne. Ikke en kursusdag, men en demonstration af, hvad der kan lade sig gøre, og hvad der er realistisk at bygge i den tid, I har.

Hvornår skal facilitatoren gribe ind?

Der er tre kritiske øjeblikke, uanset om hackathonet varer én, to eller tre dage.

Efter den første fjerdedel: er planen klar?

Mange teams har en god idé, men ingen klar plan for prototypen. Facilitatoren spørger hvert hold: "Hvad er det præcise input, og hvad er det præcise resultat i jeres demonstration?" Kan teamet ikke svare klart, skal det løses nu.

Midtvejs: bygger teamet for meget eller for lidt?

Her ser vi typisk to mønstre: hold, der er langt fremme og er begyndt at bygge for meget, og hold, der er bagud og er ved at give op. Facilitatoren tager fat i begge:

• Til holdet, der bygger for meget: "I har det, I skal bruge til en stærk demonstration. Stop med at bygge, og begynd at øve."
• Til holdet, der er bagud: "Lad os forenkle. Hvad er den enkleste version, der stadig viser kernen i idéen?"

Den sidste fjerdedel: er præsentationen øvet?

Alle hold øver præsentationen mindst to gange. Facilitatoren giver tilbagemelding på, om problemet bliver forklaret, før løsningen vises (det glemmer de fleste), om demonstrationen hænger sammen, og om teamet viser rigtige data i stedet for at beskrive, hvad systemet "ville kunne".

Hvordan skal præsentationerne bygges op?

Vi bruger dette format:

2 minutter: problemet. Hvad er udfordringen, hvem rammes, og hvad koster det i dag?

1 minut: løsningen. Hvad gør prototypen, og hvad gør AI i den?

2 minutter: demonstration. Kør prototypen med rigtige eller realistiske data. Ingen dias her.

30 sekunder: næste skridt. Hvad skal der til for at gå fra prototype til drift?

Derefter 2 til 3 minutters spørgsmål fra publikum. Det giver cirka 8 minutter pr. hold, så seks hold tager knap en time plus tid til vinderkåring og afslutning.

Hvem skal bedømme, og efter hvilke kriterier?

Lad ikke én person, fx den øverste leder, vælge vinderne alene. Brug et panel på tre til fem personer med forskellig baggrund. Vi anbefaler disse kriterier:

Kriterium	Vægtning	Spørgsmål
Forretningsværdi	35%	Løser prototypen et reelt problem med en effekt, der kan måles?
Demonstration	25%	Kørte prototypen foran publikum? Var resultatet overbevisende?
Realiserbarhed	20%	Kan den implementeres inden for 90 dage?
Nyhedsværdi	20%	Er tilgangen ny i forhold til det, I gør i dag?

Fortæl deltagerne kriterierne fra starten. Det styrer ambitionen i den rigtige retning. Pointskala, bedømmelsesskema til print og forslag til priser står i artiklen om bedømmelse og jury til et AI hackathon.

Hvad skal der ske efter hackathonet?

Efter hackathonet skal der ligge en plan med faste milepæle for de første 90 dage. Uden den er risikoen, at intet er implementeret tre måneder senere, og at ledelsen konkluderer, at hackathons ikke virker. Problemet er sjældent hackathonet. Det er den manglende opfølgning.

Uge 1: Det oprindelige hold retter de svagheder, der kom frem under præsentationen. Der bygges ikke nyt endnu.

Uge 2 til 4: En plan med IT og forretningen. Hvad skal der til for at teste med 10 til 50 rigtige brugere?

Måned 2 til 3: Pilottest med rigtige brugere. Mål mod de målepunkter, I noterede før hackathonet.

Måned 3: Beslutning om fuld implementering, truffet på data og ikke kun på en begejstret præsentation.

Statusser til idéerne, skabelon til dokumentation og indholdet i opsamlingen står i artiklen efter AI hackathonet: fra idé til pilot.

Med den struktur er 3 ud af 5 prototyper i drift inden 90 dage.

Hvilke fejl ser vi oftest?

For brede udfordringer. "Forbedr kundeoplevelsen med AI" er ikke en udfordring, men et ønske. Brug tiden før hackathonet på at gøre den konkret.

Ledelsen er ikke til stede ved præsentationen. Er de beslutningstagere, der kan give grønt lys, ikke i rummet, kommer prototyperne sjældent videre.

Ensartede hold. Fem udviklere bygger noget teknisk imponerende, men løser sjældent det rigtige forretningsproblem. Fem forretningsfolk har gode idéer, men ingen prototype. Bland bevidst.

Ingen generalprøve. Hold, der ikke har kørt demonstrationen mindst to gange, får tekniske problemer under pres. Facilitatoren sørger for, at alle øver.

Ingen opfølgningsplan. Læg planen før hackathonet, ikke efter. Fortæl om den allerede ved velkomsten, så alle ved, at dagen er starten på noget og ikke et afsluttet projekt.

Hvad er det vigtigste at huske?

Et vellykket AI hackathon hviler på forberedelse, en skarp udfordring, tværfaglige hold og en facilitator, der styrer processen. Men det afgørende er opfølgningen. Den bestemmer, om energien og idéerne ender som løsninger i drift eller som en glemt præsentation.

Vil I gå i dybden med de enkelte faser, så læs guiden til idéudvikling med AI og artiklen om, hvordan et team bygger en AI-prototype på 48 timer. Skal investeringen forsvares over for ledelsen, finder I beregninger og målepunkter i afkast af AI hackathons. Og vil I se, hvordan vi selv griber forløbet an, står det på siden om vores metode.