Planlæg et AI hackathon uge for uge: tjekliste

At planlægge et AI hackathon handler om at træffe de rigtige beslutninger i den rigtige rækkefølge. Formålet kommer først, så udfordringen, så deltagere og format, og til sidst det praktiske. Denne tjekliste følger forløbet fra 8 uger før til 90 dage efter, med det der skal være på plads ved hver milepæl, og hvem der typisk har ansvaret.

Tidslinjen passer til et internt 1-dags AI hackathon eller 2-dages AI hackathon med 20 til 60 deltagere. Et kortere AI Lynhackathon kan planlægges på halvdelen af tiden. Et AI Innovationsmarathon på tværs af afdelinger kræver mere.

Hvor lang tid tager det at planlægge et AI hackathon?

Regn med 6 til 8 uger fra beslutning til afholdelse. Det er sjældent selve arbejdet, der tager tid. Det er kalenderne. Ledere, udfordringsejere og jury skal kunne være til stede, og deltagerne skal kunne sætte en hel dag af. Det egentlige forberedelsesarbejde fylder 2 til 3 uger, og det meste af det ligger i ugerne lige før.

Kan det gøres hurtigere? Ja. Vi kan typisk afvikle et hackathon med 3 til 4 ugers varsel, når udfordringen er nogenlunde kendt. Men jo kortere tid, jo vigtigere er det, at formål og udfordring er afklaret fra første møde.

8 til 6 uger før: formål, dato og ejerskab

Her træffes de beslutninger, som alt andet bygger på.

• Vælg ét primært formål. Vil I især lære medarbejderne at bruge AI, finde nye idéer, bygge prototyper eller afprøve en bestemt løsning? Et hackathon kan give lidt af det hele, men det skal designes efter ét af dem. Formålet bestemmer, hvordan I vælger udfordring, deltagere og bedømmelse.
• Find en ledelsesmæssig ejer. En leder med budget og beslutningsret, som kan sige ja til at gå videre med de bedste prototyper.
• Sæt dato og format. Halv dag, en dag, to dage eller tre. Se forskellene i oversigten over formater.
• Sæt en planlægningsgruppe. Typisk tre til fem personer. Læs om rollerne i artiklen om roller og hold i et AI hackathon.
• Afsæt budget. Ud over facilitering: lokaler, forplejning, licenser og deltagernes tid. Artiklen om afkast af et AI hackathon viser, hvordan totalomkostningen regnes ud.

Ansvarlig: den ledelsesmæssige ejer og tovholderen.

6 til 4 uger før: udfordringer og deltagere

• Indsaml kandidater til udfordringer. Spørg bredt i organisationen. Har I brug for inspiration, så se idéer til AI hackathon fordelt på afdelinger.
• Vælg og skærp udfordringerne. Brug kriterierne og skabelonen i artiklen om at vælge den rigtige udfordring.
• Find en udfordringsejer til hver udfordring. Ejeren deltager ved præsentationerne og har mandat til at gå videre.
• Beslut, hvem der skal deltage. Bland afdelinger, erfaring og alder. Ingen skal kunne kode.
• Send en invitation, der kan sættes i kalenderen. Selv om programmet ikke er færdigt endnu.

Ansvarlig: tovholderen og udfordringsejerne.

4 til 2 uger før: data, værktøjer og regler

• Afklar data. Hvilke eksempler kan teams arbejde med? Kan personoplysninger erstattes af anonymiserede eller opdigtede eksempler?
• Afklar værktøjer. Hvilke AI-værktøjer må bruges, og har alle en arbejdskonto? Læs mere i artiklen om AI-regler og datasikkerhed under et hackathon.
• Send kravlisten til IT. Domæner der skal åbnes, netværk der skal kunne bære alle deltagere, og eventuelle licenser.
• Beslut bedømmelsen. Kriterier, jury og eventuelle priser. Se bedømmelse og jury til et AI hackathon.
• Book lokaler og forplejning. Et stort rum til fælles samlinger og plads nok til, at hvert hold kan arbejde uden at forstyrre de andre.

Ansvarlig: tovholderen og IT.

2 til 1 uge før: holdene og det sidste

• Sæt holdene. 4 til 6 personer pr. hold, sat af facilitatoren eller tovholderen, ikke ved frivillig gruppering.
• Send en kort orientering til deltagerne. Formål, program, udfordringer, værktøjer og regler for data. Bed dem tænke over én opgave i deres hverdag, som de gerne ville have hjælp til.
• Test alle logins. Hver deltager logger ind på de værktøjer, de skal bruge. Det tager ti minutter på forhånd og en time på dagen.
• Klargør materialer. Udfordringsbeskrivelser, eksempeldata, skabelon til præsentationen og bedømmelsesskema.
• Brief juryen. Kriterier, tidsplan og hvordan pointene samles.

Ansvarlig: tovholderen og facilitatoren.

Dagen før

• Gå lokalet igennem: strøm, skærme, netværk og skilte.
• Print bedømmelsesskemaer og udfordringsbeskrivelser.
• Bekræft, at ledelsen og udfordringsejerne kommer til præsentationerne.

På dagen

• Velkomst: formål, regler, kriterier og hvad der sker med idéerne bagefter.
• Tjekpunkter: mindst ét undervejs, hvor hvert hold svarer på, hvad de har afprøvet, og hvad de mangler.
• Generalprøve: hvert hold øver præsentationen mindst to gange.
• Præsentationer og bedømmelse.
• Afslutning: hvad sker der nu, og hvem gør det?

Hvordan dagen faciliteres trin for trin, står i guiden til facilitering af AI hackathons.

Ugen efter

• Giv hver idé en status: stop, mere afprøvning, lille pilot eller genbrug.
• Saml prototyper, instrukser og noter ét sted.
• Send en opsamling til deltagerne og resten af organisationen.

30 og 90 dage efter

• Opfølgningsmøde med udfordringsejerne efter 30 dage.
• Beslutning om fuld implementering efter cirka 90 dage, truffet på data.

Hele opfølgningen gennemgås i artiklen efter AI hackathonet: fra idé til pilot.

Tjekliste i ni trin

Til dem, der vil have det hele på én liste:

1. Beslut det primære formål og find en ledelsesmæssig ejer.
2. Sæt planlægningsgruppen.
3. Vælg format, dato og udfordringer.
4. Find en ejer til hver udfordring.
5. Afklar data, værktøjer og regler for brug af AI.
6. Beslut bedømmelseskriterier og jury.
7. Sæt holdene, og send orienteringen til deltagerne.
8. Afhold hackathonet med tjekpunkter og generalprøve.
9. Giv hver idé en status, og del opsamlingen.

Vil I hellere have hjælp til planlægningen, så skriv til os. Vi tager os af forberedelsen sammen med jer, så I kan bruge tiden på udfordringerne.